TERMES DE REFERENCE POUR IDENTIFICATION DES PERSONNES RESSOURCES

I.             CONTEXTE

Au Bénin, les Organisations Paysannes (OP) sont devenues des acteurs incontournables du développement agricole à la suite de la conférence des forces vives de 1990. La Fédération des Unions de Producteurs du Bénin (FUPRO-BENIN), fondée en 1994, s’est rapidement imposée comme le principal mouvement paysan du pays, initialement centré sur la filière coton.

En 2007, la FUPRO-BENIN a évolué vers un statut associatif, témoignant ainsi de son engagement en faveur de la diversification des filières agricoles et la professionnalisation des hommes, des femmes et des jeunes de la profession. Cette organisation a pour mission essentielle de défendre les intérêts des producteurs membres, de fournir des services de qualité, tant économiques que non économiques, et de veiller à la bonne gouvernance au sein du réseau.

Afin de mieux rendre compte des réalisations du plan stratégique de la FUPRO-BENIN et de mesurer leur impact sur les membres, il est impératif de mettre en place un dispositif de suivi-évaluation dynamique et participatif. Ce système doit être adapté aux innovations à l’échelle nationale et être capable d’apporter des ajustements en temps opportun pour orienter la politique du réseau vers de nouvelles directions.

Le suivi-évaluation contrôle l’ensemble des processus permettant aux cadres de la FUPRO-BENIN de s’assurer que les actions programmées sont exécutées efficacement pour atteindre les objectifs stratégiques définis dans le Plan de Travail Annuel (PTA). Il vise également à évaluer le degré de réalisation du PTA et à corréler le taux de consommation budgétaire avec le taux de réalisation physique, permettant ainsi d’identifier les écarts et de proposer des actions correctives.

Les objectifs de la mise en place du suivi-évaluation sont multiples : permettre d’apprécier l’avancement des activités propres et celles des programmes/projets en convention avec la FUPRO-Bénin, présenter périodiquement les résultats de manière synthétique, favoriser la capitalisation et le partage des expériences, ainsi qu’évaluer l’impact des interventions sur les bénéficiaires directs.

Le système de suivi-évaluation envisagé se base sur les cadres logiques des programmes/projets en convention, identifiant les indicateurs-clés de performance, les valeurs cibles, et décrivant la méthodologie, les outils et les supports digitalisés à mettre en place. Le manuel qui en découlera présentera l’organisation générale du système, la méthodologie, les indicateurs de produit, d’effet et d’impact, les mécanismes de collecte et de gestion des données, les mécanismes de suivi, de capitalisation et de gestion des risques.

En tant qu’acteur clé du développement agricole, la FUPRO-BENIN reconnaît l’importance cruciale de développer un système de suivi-évaluation efficace pour renforcer ses actions et son impact sur le terrain.

Le présent terme de référence vise à établir un contrat avec une personne ressource afin de concevoir le Manuel de Suivi-Évaluation de la FUPRO-BENIN. Cette démarche garantira une approche méthodologique rigoureuse et une mise en œuvre efficace des activités de suivi et d’évaluation dans le cadre des programmes et projets agricoles de la Fédération.

II.          OBJECTIF DE LA CONSULTATION

La présente consultation vise à élaborer un manuel de suivi-évaluation adapté aux besoins spécifiques de la FUPRO-BENIN, en tenant compte de ses programmes et projets en cours, ainsi que de ses objectifs stratégiques à long terme.

Plus spécifiquement, cette consultation vise à :

• Analyser les besoins de suivi-évaluation de la FUPRO-BENIN en concertation avec les parties prenantes internes.
• Développer une méthodologie appropriée pour la collecte, la gestion et l’analyse des données de suivi-évaluation.
• Identifier les indicateurs de performance pertinents et les mécanismes de collecte de données associés.
• Rédiger un manuel de suivi-évaluation détaillé comprenant une structure claire, des instructions d’utilisation et des exemples pratiques.
• Présenter et discuter le manuel proposé avec l’équipe de la FUPRO-BENIN afin d’incorporer les commentaires et les ajustements nécessaires.

III.       RESULTATS ATTENDUS

• Les besoins de suivi-évaluation de la FUPRO-BENIN en concertation avec les parties prenantes internes sont analysés en atelier diagnostic.
• Une méthodologie appropriée pour la collecte, la gestion et l’analyse des données de suivi-évaluation est développée.
• Les indicateurs de performance pertinents et les mécanismes de collecte de données associés sont identifiés.
• Le profil type des cadres devant intervenir sur la mise en œuvre du manuel est défini.
• Un manuel de suivi-évaluation détaillé comprenant une structure claire, des instructions d’utilisation et des exemples pratiques est rédigé.
• Le manuel proposé avec l’équipe de la FUPRO-BENIN est présenté et discuté en atelier de validation, afin d’incorporer les commentaires et les ajustements nécessaires.

IV.        LIVRABLES ATTENDUS

• Rapport d’analyse des besoins de suivi-évaluation de la FUPRO-BENIN (inclus la théorie de changement).
• Matrice simplifiée sur le cadre de collecte et d’analyse des résultats des interventions est proposée.
• Manuel de Suivi-Évaluation complet et finalisé, prêt à être mis en œuvre.

V.           PROFIL DE LA PERSONNE RESSOURCE

La personne ressource devra posséder un BAC+4 ou 5, une expertise avérée dans le domaine de la planification, du suivi et de l’évaluation des projets de développement agricole, ainsi qu’une expérience significative dans l’élaboration de manuels de suivi-évaluation. Une bonne connaissance du contexte agricole au Bénin serait un atout.

VI.        ÉVALUATION DES PROPOSITIONS

Il est demandé aux candidats que leurs propositions comprennent les éléments nécessaires et suffisants pour leur évaluation. L’évaluation sera réalisée sur la base d’une analyse technique comparative des curriculums vitae (CV) des personnes ressources et la note méthodologique à utiliser.

6.1.         Analyse technique

À cet effet, une note technique « N1 » sur 100 sera attribuée à chacune des propositions selon le barème suivant :

Seront systématiquement éliminées de cette phase toutes les propositions ayant obtenu :

Une note technique inférieure à la note minimale de 70 points, représentant 70% de la note maximale des offres techniques (100 points). Les offres techniques seront évaluées en fonction de leur degré de réponse aux termes de références.

6.2.        Analyse financière comparative des offres

À l’issue de la phase précédente, chaque offre financière sera dotée d’une note « N2 » sur 100 : la note 100 sera attribuée à l’offre techniquement valable et répondant le mieux aux besoins en termes de qualité et d’expertise technique. Pour les autres offres, la note sera calculée au moyen de la formule suivante :

(avec P : prix de l’offre et Pmin​ : prix de l’offre techniquement valable et répondant le mieux aux besoins en termes de qualité et d’expertise technique).

6.3.        Analyse technico-financière

Les notes techniques (N1) et financières (N2) obtenues pour chaque candidat seront pondérées respectivement par les coefficients suivants :

• 60% pour l’offre technique.
• 40% pour l’offre financière.

La note totale pondérée « N » permettant de classer les candidatures et de retenir la meilleure est :

La sélection se fera sur l’analyse du profil de la personne ressource, qui doit obligatoirement fournir les documents suivants :

• Le curriculum vitæ des personnes ressources intéressés la présente activité ;
• La liste détaillée des références par rapport à des activités similaires ;
• La copie du diplôme universitaire requis ;
• Une offre technique composée d’une offre globale et de la note méthodologique détaillée qui sera utilisée ;
• Une offre financière composée d’une offre globale et du détail des coûts.

VII.     DUREE DE LA CONSULTATION

La consultation s’étendra sur une période de 02 mois à compter de la signature du contrat.

VIII. MODALITES DE SOUMISSION

Les personnes ressources intéressés sont invités à soumettre leur proposition technique et financière à l’adresse fuproben@yahoo.fr ou au siège de la FUPRO-BENIN au plus tard le vendredi 17 mai 2024 à 12h00.

• La personne ressource travaillera en étroite collaboration avec le Chargé de Suivi-Evaluation de la FUPRO-Bénin.
• Les réunions de travail et les présentations pourront se dérouler en présentiel ou en visioconférence, selon les besoins et les contraintes logistiques.

IX.        CONTACTS

Pour toute demande de clarification ou d’information supplémentaire, veuillez contacter le
(+229) 51 06 05 76 ou le 67 48 25 78.

Note : La FUPRO-Bénin se réserve le droit de sélectionner l’offre qui répond le mieux à ses besoins en termes de qualité et d’expertise technique, sans nécessairement privilégier l’offre la moins chère. De plus, la FUPRO-Bénin se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis.