AVIS D’APPEL D’OFFRES (RELANCE)

PROJET : Services et Plaidoyers des OP (SEPOP)

PARTENARIAT : FUPRO-AFDI

RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT OU D’UN CABINET POUR L’ELABORATION DU PLAN STRATEGIQUE DU CENTRE SPECIALISE EN OFFRES DE SERVICES D’INFORMATION-FORMATION ET DE CONSEIL AGRICOLE (CIFCA) DE LA FUPRO

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Créé en 1994, la Fédération des Unions de producteurs du Bénin (FUPRO-BENIN), structure faîtière des organisations paysannes est l’interface entre les producteurs agricoles et les différents acteurs publics et privés du développement au Bénin. Présent dans les soixante-dix-sept (77) communes, elle compte douze unions départementales de producteurs, 14 organisations filières, et deux organisations de jeunes et de femmes. Elle souhaite être une force paysanne, dynamique et rayonnante sur le plan national et international à travers l’amélioration des conditions de vie et de travail ; le renforcement de la position des producteurs agricoles dans l’arène de développement ; et la facilitation de la maîtrise par les producteurs des enjeux nationaux, régionaux et internationaux du développement en général et du secteur agricole en particulier. Désireuse d’influencer les politiques et les programmes nationaux du secteur agricole, elle œuvre pour la promotion des filières agricoles, le renforcement des capacités techniques et organisationnelles des membres, l’assurance d’une bonne communication institutionnelle et la promotion de la bonne gouvernance au sein du réseau. Elle intervient dans plusieurs domaines et rend plusieurs services de conseil agricole, de développement de la démarche qualité, de structuration des acteurs, de représentation des acteurs agricoles et l’accompagnement économique des OP. Elle dispose donc en son sein de plusieurs expertises et compétences acquises dans la mise en œuvre des actions de développement.

Les offres d’appui-conseil, de formation et de services de l’Etat ont fortement diminué dans un contexte où les besoins de se professionnaliser, de développer des activités économiques, de rendre davantage services aux membres, d’améliorer les conditions de vie et de travail des producteurs et de définir des stratégies pour atteindre les objectifs à long terme ne cessent d’accroître. Les organisations paysannes agricoles avec le soutien des partenaires font de plus en plus appel à plusieurs expertises chaque année pour la réalisation des prestations intellectuelles. Mais force est de constater que ce rôle est presque exclusivement réservé aux bureaux d’études, cabinets et consultants indépendants.

Les réformes engagées dans le secteur agricole de façon générale et le conseil agricole en particulier à travers les arrêtés 2018 N° 077 MAEP/DC/SGM/DQIFE/CJ/SA081SGG18 et 2018 N° 078 MAEP/DC/SGM/DQIFE/CJ/SA080SGG18 consacrent le caractère privé de la fonction du conseil agricole.

Les réformes sur le conseil agricole, l’expertise de la FUPRO sur plusieurs thématiques et les besoins sans cesse croissants des prestations des organisations paysannes ont amené la FUPRO a élaboré un projet de création d’un centre d’information – formation et de conseil agricole (CIFCA) pour offrir des services de qualité adaptés aux organisations paysannes agricoles et aux autres structures.

Afdi en partenariat avec la FUPRO et ses OP membres depuis plus de 20 ans, participe au développement des compétences sur les questions de politiques agricoles, de démarche qualité et les accompagnements économiques des OP.

Les 26 et 30 juillet 2021, en collaboration avec la coopération agricole, Afdi, dans la mise en œuvre du volet « services » de SEPOP au Bénin, a organisé avec la FUPRO un atelier d’opérationnalisation du CIFCA. A l’issu de cet atelier, une feuille de route a été élaborée et un consultant a ensuite été recruté pour réaliser l’étude sur la règlementation et la fiscalité applicable aux structures privées de prestation intellectuelle au Bénin. Au terme de la restitution des résultats de l’étude, les élus ont validé le projet de création du cabinet CIFCA.

Définir la stratégie du CIFCA constitue une étape clé pour planifier son développement et aidera à avoir une vision réaliste afin de maximiser son potentiel de croissance.

Les présents Termes de Référence sont élaborés pour recruter un consultant pour l’élaboration dudit plan stratégique.

2. OBJECTIFS

L’objectif principal de la mission est d’élaborer le document de stratégie du CIFCA en vue d’orienter ses interventions et de définir son mode opératoire pour les cinq ans à venir.

L’environnement des prestations intellectuelles est étant subtile, mouvant et très concurrentiel, la définition d’une stratégie claire permettra au CIFCA de trouver sa place et de s’imposer par la qualité de ces interventions et ses méthodes d’intervention.

De façon spécifique, la mission consistera à

• Formuler la vision du CIFCA, l’énoncé des missions, les objectifs stratégiques et les indicateurs de performance :

Le consultant construira la logique d’intervention du CIFCA tout en définissant la vision et en identifiant les différentes missions, valeurs, et objectifs stratégiques en atelier avec les Techniciens et Elus de la FUPRO.

Un cadre de performance précisant les résultats, les indicateurs de performances, les moyens de vérification sera élaboré et un mécanisme de mise en œuvre et de suivi sera proposé. Un modèle d’action dont l’organisation de la mise en œuvre, les ressources humaines et le budget seront précisés.

• Décrire le centre d’expertise (sa gouvernance, son fonctionnement, ses activités et services, son organigramme, ses ressources humaines, ses moyens matériels et logistiques etc.)

Le consultant après échange avec les différentes parties prenantes présentera :

• La structure organisationnelle et la gouvernance souhaitée, les services et les différents défis internes et externes majeurs à relever et les enjeux pour atteindre les objectifs et la vision 2027,
• Les résultats de l’analyse FFOM (forces, faiblesses, opportunités et menaces) de l’environnement interne et externe en mettant l’accent sur les risques et les obstacles à la mise en œuvre,
• Les stratégies de valorisation des ressources internes de la FUPRO et d’externalisation en faisant appel à des compétences externes, de mobilisation des ressources et de leur utilisation,
• La stratégie de communication, de marketing et du processus de surveillance permanente et de veille informationnelle qui permettra de disposer au moment opportun, des informations sur les opportunités de marché en lien avec les missions de CIFCA.

3. RESULTATS

Au terme cette prestation, le plan stratégique de CIFCA est élaboré :

• Les intentions de développement du CIFCA et sa structure opérationnelle est connue.
• L’organigramme du CIFCA est présenté.
• Les ressources humaines et les moyens logistiques nécessaires sont identifiés.
• La stratégie de communication et de marketing est décrite.
• La vision, les missions, les objectifs stratégiques du CIFCA sont définis.
• Le chronogramme et les projections de développement du CIFCA sont décrits.
• Le plan d’action quinquennal de CIFCA est élaboré.

4. METHODOLOGIE

La présente mission sera réalisée par un consultant. Ce dernier proposera une offre technique et financière. Dans l’offre technique, il présentera, en plus de la compréhension des présents termes de référence, sa démarche méthodologique pour atteindre les résultats attendus. La méthodologie comportera la démarche à utiliser pour conduire le processus et le calendrier d’exécution. Le consultant sera responsable de tout le processus d’élaboration, depuis la revue documentaire, la collecte des informations, l’animation des sessions de planification stratégique, l’analyse de la situation/ des données, des goulots d’étranglement, la formulation des solutions jusqu’à l’organisation d’un atelier de validation de la stratégie en étroite collaboration avec le comité de planification stratégique mise en place par la FUPRO. Pour mener à bien la prestation, il tiendra une réunion de cadrage avec les responsables de la FUPRO, afin de statuer sur la compréhension du mandat, la méthodologie et les outils à utiliser. Il effectuera une revue documentaire sur le contexte des prestations intellectuelles et mettra à sa disposition les documents y afférents. Il facilitera des séances de planification stratégique et l’atelier de validation.

Le consultant sera suivi par le comité de planification stratégique qui validera les différents documents, outils et participera aux différentes sessions :

• Réunion de cadrage :

Elle permettra d’harmoniser la compréhension de toutes les parties prenantes, la méthodologie, l’organisation et les outils qui seront utilisés.

• Analyse du contexte des prestations intellectuelles

Le consultant réalisera une revue de littérature et une analyse documentaire des principaux documents et rapports sur le contexte des prestations intellectuelles et des services des bureaux d’études/cabinets au Bénin.

• Atelier de planification stratégique

Le consultant facilitera l’animation d’un atelier de planification stratégique. Au cours de cet atelier, il amènera le comité de pilotage à définir une vision, énoncer les missions, valeurs et objectifs stratégiques du CIFCA. Il décrira ensuite la structure opérationnelle et élaborera le plan opérationnel et le mécanisme de suivi du centre.

• Etape 4 : Atelier de validation du plan stratégique provisoire du CIFCA

Le consultant animera un atelier de validation dudit plan stratégique avec le comité de pilotage.

5. LIVRABLES ATTENDUS

Il est attendu au terme de cette mission deux livrables ;

• La revue de littérature et une analyse documentaire du contexte des prestations intellectuelles au Bénin,
• Le plan stratégique quinquennal du CIFCA.

6. PROPOSITIONS ET PROFIL DU CONSULTANT

La proposition doit comprendre :

• Une offre technique précisant :
• CV comportant les détails des expériences et qualifications du consultant (copie du diplôme et les attestations de bonne fin d’exécution des missions similaires),
• Une note de compréhension comprenant des observations et des suggestions éventuelles sur les TDRs ;
• Un descriptif de la méthodologie (3 pages) ;
• Et un plan de travail proposé pour la mission (1/2page).
• Une offre financière sur le service à fournir.

Le consultant ou le cabinet doivent remplir les critères ci-dessous :

• Le profil du facilitateur est spécifié comme suit :
• Niveau universitaire Bac +5 au moins en agroéconomie, économie, sociologie avec une spécialisation en planification, gestion des projets et développement local et avoir conduit des marchés d’élaboration des plans stratégiques de cabinet d’expertise et de bureaux d’études,
• Expérience professionnelle générale minimale de 10 ans,
• Une maîtrise des méthodes de planification inclusive et participative,
• Fortes capacités d’analyse, de synthèse et de communication verbale et écrite,
• Maîtrise du contexte des prestations intellectuelles au Bénin,
• Maîtrise du Français, parlé et écrit.
• Flexibilité, compétences interpersonnelles, diplomatie et disposition à exécuter des tâches dans de brefs délais.

7. EVALUATION DES OFFRES ET MODALITES CONTRACTUELLES

Il est demandé aux candidats que leurs offres comprennent les éléments nécessaires et suffisants à leur appréciation. L’évaluation sera faite sur la base d’une analyse technique et financière comparative des offres des Consultants.

• Analyse technique des offres

A cet effet, une note technique « N1 » sur 100 sera attribuée à chacune des propositions selon le barème suivant :

Seront systématiquement éliminées de cette phase toutes les offres ayant obtenu une note technique inférieure à la note technique minimale de 70 points qui représente 70% de la note maximale des offres techniques (100 points).

10.2 Analyse financière comparative des offres

A l’issue de la phase précédente, chaque offre financière sera dotée d’une note « N₂ » sur 100 : la note 100 sera attribuée à l’offre valable techniquement et la moins disant. Pour les autres offres, la note sera calculée au moyen de la formule suivante :

N₂=100*P min/P (P : Prix de l’offre et P min : Prix de l’offre valable techniquement et la moins disant financièrement).

• Analyse technico-financière

Les notes technique (N₁) et financière (N₂) obtenues pour chaque candidat seront pondérées respectivement par les coefficients suivants :

• 75% pour l’offre technique.
• 25% pour l’offre financière.

La note totale pondérée « N » permettant de classer les soumissions et retenir la mieux disant est : N = 0,75 *N₁ + 0,25 * N₂

8. DATE LIMITE DE DEPOT DES SOUMISSIONS

Les offres techniques et financières doivent être envoyées à l’adresse fuproben@yahoo.fr avec copie à cdgnangas@yahoo.fr, coordo.benintogo@afdi-opa.org et ulrike.bongartz@yahoo.fr au plus tard le 06 octobre 2022 à 17h30.

Ces adresses restent valables pour toutes demandes d’informations complémentaires dans le cadre du présent avis.